seadinnovations

Design - Develop - Integrate - Extend

Knowledgetree DMS

To Knowledgetree είναι ένα πλήρες σύστημα αρχειοθέτησης (DMS) με πλήθος λειτουργιών που το κάνουν ένα άριστο σύστημα διαχείρισης εγγράφων/αρχείων/email και οποιουδήποτε άλλου ψηφιακού περιεχομένου. 

To Knowledgetree DMS διαθέτει πολύ απλή και λειτουργική ιεράρχηση δικαιωμάτων


Ρόλοι, δικαιώματα πρόσβασης και ενεργειών:
KnowledgeTree οργανώνει χρήστες του συστήματος σε χρήστες, ομάδες και ρόλους.

DMS1

Επιπλέον, το αποθετήριο αρχείων μπορεί να χωριστεί σε ξεχωριστές μονάδες (units) με διακριτή πρόσβαση και διαχείριση.


-Το Knowledgetree DMS υποστηρίζεται από μηχανισμό αυθεντικοποίησης, ο οποίος ελέγχει την πρόσβαση στο σύστημα, πιστοποιεί, παρακολουθεί και καταγράφει τις ενέργειες του κάθε χρήστη, συνδέοντας τα αναγνωριστικά της ταυτότητας του χρήστη με προφίλ δικαιωμάτων για ανάγνωση, εγγραφή, διαχείριση εκδόσεων αρχείου, διαγραφή, αλλαγή μεταδεδομένων κλπ. Ελάχιστη απαίτηση αυθεντικοποίησης είναι η χρήση αναγνωριστικών που βασίζονται σε όνομα λογαριασμού και συνθηματικό.

- Το Knowledgetree DMS επιτρέπει τη δημιουργία χρηστών με δικαιώματα διαχείρισης (διαχειριστές), οι οποίοι ανά πάσα στιγμή μπορούν να
α) ορίζουν και ταυτοποιούν νέους χρήστες,
β) απενεργοποιούν χρήστες
γ) ορίζουν δικαιώματα προσθήκης εγγράφων ή νέων εκδόσεων αυτών σε συγκεκριμένους φακέλους (διαχειριστές φακέλων)
δ) να ορίζουν το ενιαίο σύστημα ταξινόμησης του φορέα.

- Το Knowledgetree DMS παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας υποστηρικτικής ομάδας χρηστών, οι οποίοι παρέχουν προκαθορισμένα, από τους διαχειριστές, δικαιώματα πρόσβασης σε επιλεγμένους ηλεκτρονικούς φακέλους.

- Το Knowledgetree DMS 
α) υποστηρίζει τον καθορισμό κανόνων πρόσβασης και ενεργειών λαμβάνοντας υπόψη τη διαβαθμισμένη πρόσβαση των χρηστών ανάλογα με την ιεραρχία, οργανική μονάδα, το ρόλο και το επίπεδο ασφάλειας,
β) επιτρέπει στους διαχειριστές την αντιστοίχιση των κανόνων πρόσβασης σε χρήστες, ρόλους, φακέλους ή αρχεία,
γ) παρέχει στους διαχειριστές τη δυνατότητα ελέγχου της εφαρμογής των κανόνων πρόσβασης και ενεργειών,
δ) παρέχει σε προκαθορισμένες ομάδες χρηστών ή/και μεμονωμένους χρήστες, δικαιώματα πρόσβασης και ενεργειών που προκύπτουν από την ανωτέρω αντιστοίχιση, ούτως ώστε να ελέγχονται η πρόσβαση και οι ενέργειες των χρηστών ανά ηλεκτρονικό αρχείο και φάκελο,
ε) επιτρέπει στους χρήστες να ανήκουν σε πολλές ομάδες χρηστών ανάλογα με τον υπηρεσιακό και επιχειρησιακό τους ρόλο,
στ) επιτρέπει την επαναχρησιμοποίηση και προστασία των εγγράφων.

-Ακόμα το Knowledgetree DMS 
α) παρέχει τη δυνατότητα στους διαχειριστές του συστήματος να αντιστοιχίζουν επίπεδα ασφαλείας με ομάδες χρηστών και χρήστες, β) εξασφαλίζει ότι οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικά έγγραφα και φακέλους με επίπεδο ασφάλειας χαμηλότερο από το δικό τους,
γ) εξασφαλίζει ότι ο χρήστης δεν ανακτά καμία πληροφορία ή πρόσβαση μέσω αναζήτησης και άλλα εργαλεία του συστήματος αρχειοθέτησης για το περιεχόμενο ηλεκτρονικών φακέλων, υποφακέλων, αρχείων, για τα οποία δεν έχει πρόσβαση
δ) εξασφαλίζει ότι οι υποφάκελοι έχουν το ίδιο επίπεδο ασφάλειας ή μεγαλύτερο από αυτό που έχει ο φάκελος που ανήκουν. 
 

Παρακολούθηση και εποπτεία
-Το Knowledgetree DMS υποχρεωτικά καταγράφει, αποθηκεύει και παράγει αναφορές για τους διαχειριστές και εξουσιοδοτημένους χρήστες ή ομάδες χρηστών με πληροφορίες όπως
α) όλων των μη επιτυχημένων ενεργειών που εκτελούνται,
β) όλων επιτυχημένων ενεργειών, σε αλλαγές στις ρυθμίσεις για τους ηλεκτρονικούς φακέλους, αρχεία και μεταδεδομένα τους, τους κανόνες πρόσβασης και μηχανισμό παρακολούθησης,
γ) των επιπρόσθετων ενεργειών που κρίνεται από το φορέα ότι απαιτούνται,
δ) την λειτουργία, κατάσταση και χρήση πόρων του συστήματος.
Τα στοιχεία που καταγράφονται για τις ανωτέρω ενέργειες είναι ιδίως:
α) το αντικείμενο πάνω στο οποίο εκτελείται η ενέργεια,
β) ο χρήστης που εκτελεί την ενέργεια,
γ) η ημερομηνία και ώρα που πραγματοποιήθηκε η ενέργεια,
δ) οι αλλαγές που γίνονται στις ρυθμίσεις για τους ηλεκτρονικούς φακέλους, για τα αρχεία και τα μεταδεδομένα τους,
ε) οι αλλαγές που γίνονται στις ρυθμίσεις για τους χρήστες, τις ομάδες χρηστών και τους ρόλους,
στ) οι αλλαγές που γίνονται στον μηχανισμό παρακολούθησης όλων των ανωτέρω. Τα εν λόγω στοιχεία και αναφορές τηρούνται για όλο το διάστημα τήρησης του αρχείου μέχρι αυτό να καταστεί ανενεργό και να υποστεί την διαδικασία εκκαθάρισης σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.

- Υποστηρίζει έλεγχο έκδοσης (versions) για κάθε αρχείο. Με τις διαδικασίες Document Check-out / Document Check-in μπορεί να διαφυλάξει όλες τις αλλαγές που μπορεί να κάνουν πολλοί χρήστες όταν επεξεργάζονται ένα αρχείο ταυτόχρονα.
-Σε οποιαδήποτε στιγμή βλέπετε το ιστορικό των αλλαγών που έχουν γίνει σε ένα αρχείο ή φάκελο καθώς και τους χρήστες που έκαναν τις αλλαγές.

 

Μεταδεδομένα φακέλων και εγγράφων
-Μπορεί να υποστηρίξει πλήρως παραμετροποιημένα πεδία τα οποία να χαρακτηρίζουν κάθε αρχείο του DMS. 

-Το Knowledgetree DMS προσθέτει αυτόματα μεταδεδομένα ιδίως για το χρόνο δημιουργίας, αριθμό πρωτόκολλου, τελευταίας προσθήκης, ανάκτησης και προβολής φακέλων, το χρόνο καταχώρισης ανάκτησης και προβολής των εγγράφων, τους κανόνες πρόσβασης, και ενεργειών και την επικύρωση της γνησιότητας αυτών.
-Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες προσθέτουν μεταδεδομένα για τα έγγραφα όπως: τίτλος, θέμα, περιγραφή, εκδίδουσα αρχή, ημερομηνία έκδοσης, αποδέκτες, αρμόδιος για υπογραφή, κατάσταση εγγράφου, χρόνος διατήρησης, βαθμός ασφάλειας και προτεραιότητας, ύπαρξη προσωπικών δεδομένων, πνευματικών δικαιωμάτων, αδειών περαιτέρω χρήσης, λέξεις - κλειδιά για την αναζήτηση.
-Συμπληρωματικά μεταδεδομένα μπορούν να προστίθενται όταν αυτό κρίνεται ως απαραίτητο για την εξυπηρέτηση συγκεκριμένων αναγκών.
-Μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα πλήθος Tags για να χαρακτηρίσει ένα αρχείο.
-Υποστηρίζει RSS Feeds και Folders Subscriptions για να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή αν έχουν γίνει αλλαγές στους φακέλους που παρακολουθείτε.
-Υποστηρίζει on-line επισκόπηση όλων των γνωστών τύπων αρχείων έτσι ώστε να βλέπετε τα αρχεία σας χωρίς να χρειάζεται να τα κάνετε download.
-Το DMS μπορεί να διακρίνει αν ένα αρχείο υπάρχει και να μην χρειαστεί να το ξανακάνει Upload αλλά να δημιουργήσει Link στο αρχείο αυτό.

 

Αναζήτηση
-Η πανίσχυρη αναζήτηση του DMS μπορεί να βρει αρχεία/email κλπ χρησιμοποιώντας φίλτρα που μπορούν να περιλαμβάνουν οποιοδήποτε σταθερό ή παραμετροποιημένο πεδίο ή Tag καθώς και οποιαδήποτε λέξη ή κομμάτι λέξης που περιέχεται στα αρχεία που έχουν αρχειοθετηθεί.

-Το Knowledgetree DMS παρέχει μηχανισμούς και εργαλεία αναζήτησης με βάση την ευρετηρίαση και μεταδεδομένα . Για την ανάκτηση και προβολή των ηλεκτρονικών φακέλων, των υποφακέλων και περιεχομένων τους, λαμβάνεται υπόψη η κατηγορία ασφαλείας των φακέλων και των εγγράφων σε σχέση με τα δικαιώματα πρόσβασης του χρήστη που αναζητά.
-Η αναζήτηση δύναται να γίνεται από έναν η περισσότερους χρήστες ταυτόχρονα με την χρήση ενός η περισσότερων όρων αναζήτησης όπως φράσεις, λέξεις - κλειδιά, προκαθορισμένους όρους και με την αξιοποίηση μεταδεδομένων. Η αναζήτηση εκτελείται στο πλήρες περιεχόμενο του αρχείου, των φακέλων, των υποφακέλων και των μεταδεδομένων αυτών.
-Το Knowledgetree DMS αρχειοθέτησης επιτρέπει την αποθήκευση παλαιότερων αναζητήσεων για επαναχρησιμοποίηση από τον τελικό χρήστη και δίνει τη δυνατότητα περαιτέρω αναζητήσεων στα αποτελέσματα της αρχικής αναζήτησης.

 

Προβολή αποτελεσμάτων
-Το Knowledgetree DMS εμφανίζει τα αποτελέσματα αναζήτησης με την μορφή καταλόγου, ο οποίος περιλαμβάνει τα περιεχόμενα των φακέλων, υποφακέλων που είναι σχετικά με τους όρους αναζήτησης και ενημερώνει τον χρήστη όταν δεν υπάρχουν αποτελέσματα. Τα αποτελέσματα αναζήτησης για ίδιους όρους και μεταδεδομένα σε διαφορετικούς χρήστες δύναται να διαφέρουν ανάλογα με τα δικαιώματα πρόσβασης των χρηστών και τη διαβάθμιση των εγγράφων.

-Το Knowledgetree DMS παρέχει όλες τις λειτουργίες προβολής και επεξεργασίας των εγγράφων, των φακέλων, των μεταδεδομένων με ομοιογενή τρόπο, όσον αφορά τις διεπαφές των χρηστών, κατευθείαν από τα αποτελέσματα της αναζήτησης.
-Knowledgetree DMS  έχει τους αναγκαίους μηχανισμούς-εργαλεία προβολής και εκτύπωσης όλων των τύπων ηλεκτρονικών αρχείων που υποστηρίζονται.

 

 

DMS3

SEAD HUB Outlook Plugin

Outlook1SEAD Hub Outlook Plugin

Plugin για το Microsoft Outlook για την αποθήκευση των email στο SEAD HUB 

Περισσότερα...

SEAD HUB Microsoft Office Plugin

WordAddInSEAD Hub Microsoft Office Plugin

Plugin για το Microsoft Office για την αποθήκευση των αρχείων σας στο SEAD HUB 

 

Περισσότερα...

Web development

upmWeb Development

Κατασκευή web sites από 180€!

 

Περισσότερα...